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在政务机关的办事大厅，经常会见到办事群众在服务窗口**起一队长龙，经历漫长的等待后才能递交文件的景象。无疑，这样的文件递交方式既增加了工作人员的工作负担，又消耗了办事群众的时间和耐心，拉低政务机关办事效率，使群众办事满意度大大降低。目前，在一些政务机关出现了文件交换智能柜，为解决上述问题提供了新的思路。
文件交换智能柜在柜体两面均有柜门，办事群众可在一面进行投递，由工作人员在另一面统一收取，反之亦然。这种文件流转方式智能高效，省去了办事群众逐一提交审核的时间。此外，文件交换智能柜使纸质文件的流转从“有形、人工、单一”的窗口服务转变为“无形、自助、多元”的智能服务，使政务机关的服务效能大大提升，有助于提升群众办事满意度。文件的投递采用“一件一柜”或“岗位专柜”方式，自助投放，实名签收，实现文件材料收发可追溯。
文件交换智能柜让文件流转不再全程依赖人工，而是采用人机交互的方式，节省办事群众的时间和政务机关的人工成本，为政务机关提升群众满意度做出了贡献。
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